Première Urgence – Aide Médicale Internationale est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité.
L’association mène environ 250 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PU-AMI intervient en appui à près de 3 millions de personnes dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient,  dans le Caucase et en France.

Dans le cadre de nos activités au Tchad, nous recherchons un(e) Responsable de Base.

Le/la Responsable de Base est responsable du bon fonctionnement de la base et de la bonne mise en œuvre des programmes développés à partir de la base d’Hadjer Hadid, recouvrant l’ensemble du département de l’Assougha.

Sécurité : Il/Elle est responsable de la sécurité sur sa zone d’intervention.
Programmes : Il/Elle coordonne les équipes et s’assure de la bonne mise en œuvre des programmes sur sa base, sous la supervision de son/sa responsable hiérarchique direct/e.
Ressources Humaines : Il/Elle supervise l’ensemble des équipes de la base, personnel national et international.
Suivi logistique, administratif et financier : Il/elle supervise les volets logistiques, administratifs et financiers sur sa base pour la mise en œuvre des programmes, et s’assure du respect des procédures afférentes, avec l’appui fonctionnel du/de la logisticien/ne et de l’administrateur/trice de la mission.
Représentation : Il/Elle représente l’association auprès des partenaires, autorités et différents acteurs locaux impliqués sur la zone d’intervention de sa base.
Coordination : Il/Elle centralise et diffuse l’information de/vers sa base et consolide le reporting interne et externe des activités mises en œuvre dans sa zone d’intervention avant de le transmettre à son/sa responsable hiérarchique direct/e.
Evaluation / Stratégie : Il/Elle participe à l’élaboration de la stratégie et propose de nouvelles interventions en fonction des besoins identifiés dans sa zone d’intervention.

1.ASSURER LA SECURITE DES BIENS ET DES PERSONNES SUR LA BASE
Il/Elle s’assure que le plan de sécurité de sa base est à jour, qu’il est  connu et compris de chacun (expatrié et nationaux).
Il/Elle s’assure de la collecte des informations relatives à la sécurité sur sa zone d’intervention, propose une analyse et diffuse  à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e de manière régulière ou ad-hoc en cas d’urgence.
Il/Elle s’assure que les moyens matériels et humains sont suffisants pour assurer une sécurité optimale des équipes, des matériels et bénéficiaires.
Il/Elle alerte sans délai son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en cas de mise en danger des équipes ou des bénéficiaires.
Il/Elle s’assure qu’en cas d’incident sécurité (réalisé ou avorté), l’information est diffusée sans délai à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et rapportée selon le format Première Urgence.

2.ASSURER LA MISE EN ŒUVRE DES PROGRAMMES ET PROPOSER DE NOUVELLES INTERVENTIONS
Il/Elle s’assure de la bonne marche des programmes en cours sur sa base (atteinte des objectifs, respect des calendriers, suivi budgétaire, reporting contractuel,…) et rend compte à son/sa responsable hiérarchique direct/e.
Il/Elle met en place un système de coordination formelle, l’anime sur le terrain (réunions, rapports écrits…), et rend compte à son/sa responsable hiérarchique direct/e.
Il/Elle s’assure du bon archivage de l’ensemble des documents produits dans le cadre du/des projet/s et s’assure que les sources de vérification mentionnées dans les proposals sont disponibles.
Il/Elle propose de nouvelles interventions et les discute avec son/sa responsable hiérarchique direct/e.
Il/Elle participe à l’identification de besoins sur la base de TOR et avec validation de son/sa responsable hiérarchique direct/e.
Lors de la définition de nouvelles opérations, il/elle coordonne les départements techniques concernés, les équipes support administratives et logistiques afin de préparer des propositions de projet complètes et conformes aux formats des bailleurs et aux règles internes de Première Urgence.
Il/Elle participe à l’élaboration de la Stratégie de la mission.

3.SUPERVISER LES EQUIPES DE PERSONNEL NATIONAL ET INTERNATIONAL SUR SA BASE
Il/Elle supervise l’ensemble des équipes nationales et internationales sur sa base.
Il/Elle encadre le/s expatrié/s de sa base, fait le suivi de leurs objectifs et conduit une évaluation intermédiaire et finale.
Il/Elle participe au processus de recrutement ainsi qu’à toute décision de mettre fin à un contrat de travail du personnel national sur sa base.
Il/Elle s’assure du respect du Règlement Intérieur de Première Urgence sur sa base.
Il/Elle assure la gestion administrative du personnel national, en particulier des opérations de paie, du suivi des absences, de la constitution et mise à jour des dossiers du personnel ainsi que leur archivage.
Il/Elle veille à ce que tous les salariés nationaux aient une évaluation écrite au moins une fois par contrat et par an.
Il/Elle assure ou délègue l’intégration de tout nouveau salarié sur sa base, et s’assure en particulier que le contexte des programmes mis en œuvre, les règles de sécurité, les procédures logistiques, administratives, RH et financières, ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport soient expliqués et compris.
Il/Elle complète la formation du personnel expatrié et local (appui organisationnel, méthodologique, technique éventuellement, organisation de formations…).
Il/Elle prépare ou délègue la rédaction des profils de poste des expatriés à remplacer ou à recruter et les diffuse pour validation à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e.
Il/Elle prépare les profils des postes nationaux sous sa supervision directe, valide les profils de postes nationaux rédigés par le/s responsable/s technique/s de sa base et les diffuse pour validation à l’Administrateur mission et tout autre référent potentiellement concerné (selon le poste).
Il/Elle définit l’organigramme de sa base et le fait valider par le son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et l’Administrateur/trice mission.
Il/Elle veille à la gestion d’éventuels conflits interpersonnels sur sa base et rapporte à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e dans le cas où il/elle ne parvienne seul/e à régler le différend.
Il/Elle est le garant de l’image de Première Urgence dans sa zone d’intervention et veille à ce titre à ce que l’ensemble du personnel sous sa responsabilité ait un comportement en adéquation avec les valeurs défendues par l’organisation et respectueux de la culture locale.

4.ASSURER LE SUIVI LOGISTIQUE, ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE LA BASE
Il/Elle assure l’approvisionnement de la base (support et programme) et adresse les besoins au/à la Logisticien/ne mission chaque mois en veillant à ce que les procédures internes et bailleurs soient respectées et que les engagements soient  conformes aux budgets disponibles.
Il/Elle veille à ce que la base (bureau et logement) dispose des équipements minimum convenables au travail et à l’hébergement des équipes, dans des conditions de sécurité optimales.
Il/Elle supervise le parc de véhicules et plus globalement suit le fonctionnement et assure l’entretien des équipements rattachés à sa base.
Il/Elle veille au stockage adéquat des biens et équipements.
Il/Elle assure la livraison des marchandises programmes sur les sites d’intervention.
Il/Elle prépare et met à jour les inventaires de stocks et équipements de sa base et les diffuse au/à la Logisticien/ne mission.
Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts, il/elle utilise les suivis budgétaires à cette fin et s’assure du bon approvisionnement financier de sa base.
Il/Elle participe à l’analyse collective (techniques, administration et logistique) des suivis budgétaires, détecte les écarts et propose des ajustements à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et à l’Administrateur/trice mission.
Il/Elle s’assure que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée à l’Administrateur/trice mission selon le calendrier établi.
Avec l’Administrateur/trice mission, il/elle suit la trésorerie de sa base et supervise les paiements.
Avec l’Administrateur/trice mission, il/elle s’assure qu’un système de contrôle interne est en place sur sa base. Il/elle s’assure du respect de la procédure d’engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d’achat.
Il/Elle est le garant de la tenue des comptes et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées.

5.ASSURER LA REPRESENTATION DE PREMIERE URGENCE DANS LA ZONE COUVERTE PAR SA BASE
Il/Elle représente l’association auprès des acteurs locaux, qu’ils soient officiels ou non, et s’assure que de bonnes relations soient entretenues avec chacun d’entre eux dans le respect des principes de neutralité et d’indépendance de Première Urgence.
Il/Elle participe aux principales réunions de coordination lorsqu’elles existent et en est un membre actif.
En cas de visite Bailleur, il/elle participe à l’organisation et à la mise en œuvre de la visite.

6.ASSURER LE REPORTING ET LA CIRCULATION DE L’INFORMATION
Il/Elle est responsable de la rédaction des rapports bailleurs des programmes mis en œuvre sur sa base, rapports dont il/elle rédige tout ou parties (consolidation des parties techniques rédigées par le/s responsable/s technique/s sur sa base).
Il/Elle envoie les rapports internes et externes à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en respectant les délais de validation interne (sitrep, rapport d’incident) et échéances contractuelles externes (rapports de projets).
Il/Elle organise la circulation de l’information de la base vers la coordination terrain et de la coordination terrain vers la base (Sitrep périodique et ad-hoc).
Il/Elle participe aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif.

Ville Hadjer Hadid
Expérience FORMATION :
Formation supérieure
Gestion de projet
Formation en Agro / Watsan / Autres
Gestion financière
Logistique…

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE :
Expérience Humanitaire de Minimun 1 an
En contexte de conflit et/ou pays en voie de développement
Expérience humanitaire
Expérience en gestion de la sécurité

CONNAISSANCES & APTITUDES :
Gestion d’équipe
Connaisances en gestion de projets
Notions de base en logistique/administration
Connaissances procédures bailleurs institutionnels (OFDA, ECHO, AAP, agences UN…)
Excellente qualité rédactionnelle

INFORMATIQUE :
Maitrise du Pack Office indispensable
Maitrise de SAGA, Sphinx appréciée

Langues parlées LANGUES :
Maitrise du Français indispensable
Maitrise de l’Anglais appréciée
Qualité du candidat Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités
Bonne résistance au stress
Sens de la diplomatie
Capacité d’analyse
Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation
Organisation, rigueur et respect des échéances
Capacité à travailler et manager de manière professionnelle et mature
Capacité à représenter les activités et le mandat de PU-AMI auprès des autorités locales
Capacité à intégrer l’environnement local sous ces aspects politiques, économiques et historiques
Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée
Fonctions Coordination, Gestion de projet
Activités Autre
Localisation(s) géographique(s) Tchad
Contrat CDD
Durée du contrat SALARIE en Contrat à Durée Déterminée
Salaire / Indemnité SALAIRE BRUT MENSUEL : de 1 870 à 2 200 Euros selon parcours en Solidarité Internationale + majoration de 50€ par semestre d’ancienneté avec PU-AMI

FRAIS PRIS EN CHARGEnotamment transport AR Domicile / Mission, visas, vaccins…
ASSURANCE comprenant couverture médicale et complémentaire santé, assistance 24/24h, rapatriement et prévoyance
HEBERGEMENT  en maison collective
FRAIS DE VIE (« Per diem »)
REGIME DE BREAK : 5 jours ouvrés à 3 et 9 mois de mission + prime de break
REGIME DE CONGES PAYES : 5 semaines de CP / an + billet A/R au domicile tous les 6 mois

Documents à envoyer CV + lettre de motivation
Nom de la personne contact Camille DELORME – Chargée de RH
Email de la personne contact [email protected]
Date de fin de validité 28/02/2015