ACTED est une association de solidarité internationale française qui a pour vocation de soutenir les populations vulnérables de par le monde et de les accompagner dans la construction d’un futur meilleur en apportant une réponse adaptée à des besoins précis depuis 1993. ACTED vient en aide aux populations touchées par les crises grâce à une approche à la fois globale et locale, multidisciplinaire et adaptée à chaque contexte. Ses équipes (3300 personnes) interviennent dans 34 pays afin de faire face aux situations d’urgence, pour soutenir les projets de réhabilitations et accompagner les dynamiques de développement.
Pour ce faire nos équipes sur le terrain interviennent sur plus de 340 projets dans les secteurs suivants : aide humanitaire d’urgence, sécurité alimentaire, promotion de la santé, éducation et formation, développement économique, microfinance, soutien institutionnel et dialogue régional, promotion culturelle.
Forte de son expérience au plus près des besoins et des situations auprès des communautés vulnérables à travers le monde, ACTED contribue aujourd’hui à l’agenda international en faveur des Objectifs du Millénaire pour le Développement, avec des campagnes de plaidoyer en France et en Europe.

  1. Profil Pays

Le siège d’ACTED a été créé à Paris en 2000 dans le but de coordonner les interventions de l’organisation à l’échelle mondiale.

Aujourd’hui le siège est composé d’une trentaine de personnes dans les départements Finance, Logistique/Sécurité, Administration/RH, Développement de projets/Reporting, Audit, Juridique et Transparence, HUB et Communication. Ces départements apportent leur soutien aux Directions Pays ainsi qu’aux Directions Régionales.

Le siège fait aussi office de point de convergence pour la Direction d’ACTED, à savoir la Déléguée Générale, le Directeur du Développement et les quinze membres du Conseil d’Administration.

III. Profil de poste :

Le chargé de la Gestion des voyages et des services généraux est responsable des réservations d’avion, des procédures de visa, de l’organisation de la formation au départ, de la gestion des voyages et mobilités des personnels internationaux prioritairement. En plus de ces fonctions, il assiste le Responsable du Hub dans la gestion des services généraux du siège : préparation des colis et envois dans les pays (« pouch »), appui aux achats de fournitures diverses pour le siège (papeterie, produits d’entretien, etc.), mise à jour des annuaires téléphoniques et tenue du standard-réception.

  1. Gestion des voyages
  • Réservation des billets d’avion pour les déplacements des personnels internationaux travaillant au siège ou dans les pays d’intervention d’ACTED, en lien avec l’agence de voyage partenaire d’ACTED.
    § Procédures de visa pour le voyage et l’établissement des personnels internationaux dans leur pays d’intervention en lien avec les ambassades représentées à Paris et en Europe.
    § Réservation des billets de train et des hôtels d’appoint nécessaire à l’organisation des déplacements des internationaux et de leur formation au départ.
    § Planification et organisation de la formation au départ avec l’ensemble des parties prenantes : participants (personnel international), départements siège, ressources humaines.
    § Mise à jour de la carte de suivi des missions (trombinoscope).
    § Mise à jour et distribution des supports de formation (« welcome pack », cartes ACTED, manuels de procédure, plans de sécurité, etc.)
  1. Administration générale
  • Classement de l’ensemble des documents de voyage papier et électronique (billets d’avion, « travel sheets », visas, documents de transport et de donation, etc.)
    § Mise à jour des annuaires téléphoniques (monde, pays et siège) en lien avec les administrateurs pays.
    § Gestion du courrier entrant / sortant pour le siège.
    § Gestion du standard téléphonique et de la réception des coursiers, visiteurs, candidats pour entretien, partenaires, internationaux en déplacement, etc.
    § Suivi des clefs siège.
  1. Appui aux services généraux siège

Le Chargé de Gestion des voyages et des services généraux fournira un appui au Responsable du Hub pour la gestion des services généraux du siège à Paris à savoir :
§ Suivi des stocks de fournitures courantes (produits d’entretien, papeterie, cartes de visite, etc.), gestion des achats en collaboration avec l’équipe finance.
§ Assistance à l’inspection des locaux, aux réaménagements et à l’entretien général du bureau en lien avec les prestataires.
§ Préparation et envoi avec les internationaux ou les missions ponctuelles des achats réalisés par le Responsable du Hub pour les pays (« pouch »).
§ Préparation des documents de transport nécessaires (packing list, waybill, certificats de donation, etc.).
§ Préparation des salles de réunion pour le siège et assistance à la Direction si besoin.

  1. Autres

En fonction de son intégration et de son évolution au sein du siège, le chargé Gestion des voyages et des services généraux pourra être mobilisé par la Direction sur d’autres sujets répondant à la fois à un objectif de découverte du stage et aux besoins ponctuels d’ACTED.

  1. Qualifications

Vous êtes motivé(e) par l’action humanitaire et l’international, et vous avez les atouts suivants :

– Formation Bac +2 à Bac +5 de type Tourisme, Logistique ou Services Généraux (ex : BTS, BIOFORCE, etc.)
– Très bon niveau d’anglais oral et écrit
– Dynamisme, volonté de s’investir auprès d’une équipe internationale
– Résistance au stress, adaptabilité et autonomie
– Capacités de planification et d’organisation fortes, rigueur et sens pratique
– Très bon relationnel, goût pour le contact, disponibilité aux membres de l’équipe et aux sollicitations extérieures
– Pourvoyeur(se) de solutions

V. Conditions

– Salaire en accord avec la grille des salaires Acted

  1. Pour postuler

Merci de nous faire parvenir votre candidature en français : CV, lettre de motivation et à l’adresse suivante : [email protected]

REF: HUBO/HQ/SA (merci de faire apparaitre uniquement cette référence en objet de votre e-mail)

Pour plus d’informations, rendez-vous sur http://www.acted.org

Ville PARIS
Fonctions Autre,Coordination, Gestion de projet,Encadrement, Direction
Activités Autre,Logistique, Mécanique,Social
Localisation(s) géographique(s) France
Contrat CDI
Email de la personne contact [email protected]
Postuler en ligne [email protected]
Date de fin de validité 28/02/2015